Per piena comprensione del funzionamento di Rubrica Italiana bisogna sapere che nei files che elabora e genera sono contenute due fondamentali ma diverse informazioni:

• data: le informazioni contenute nel data base (ovvero i dati inseriti)

• layout: il modello di visualizzazione (ovvero come si vogliono visualizzare i dati)

 Una rubrica convenzionale ha un'interfaccia di inserimento ideata per uno specifico tipo di dati (numeri di telefono ed indirizzi) ed la stessa visualizzazione di questi è fissata dal programmatore.
 Questo modo di affrontare la costruzione di una rubrica genera una serie di inconvenienti:

1. si hanno una moltitudine di campi (perchè il programmatore cerca di coprire il numero maggiore possibile di casi) taluni dei quali spesso inutilizzati
2. accade, non di rado, che particolari campi di vostro interesse non siano inclusi oppure lo siano in numero insufficiente (ad esempio siete costretti a scrivere la partita I.V.A. nel secondo numero di FAX)
3. visualizzare molti campi in uno spazio ristretto genera difficolta` al programmatore e confusione nell'utente che consulta la rubrica

 Nell'ideare la mia Rubrica Italiana ho tentato di dare una risposta a questi inconvenienti facendo della flessibilità e dell'affidabilità i mie obbiettivi primari [nota 1]

 Il modello (layout) dice al programma come gestire e visualizzare i dati (data).
 In questo modo avrete a disposizione solo i campi che vi interessano (perchè li definite voi) nel giusto numero e con le etichette più appropriate.
 Inoltre avrete un ulteriore grado di libertà: la possibilità di visualizzare i dati nella forma (parziale o completa) che vi pare migliore.

 Il layout è modificabile mediante una comoda interfaccia grafica con la quale potrete personalizzare la visualizzazione dei vostri dati.
 Con questo sistema, mediante l'interfaccia di Rubrica Italiana, potrete gestire:

• nominativi: una rubrica di amici, clienti, contatti, etc.

• collezioni: una raccolta di videocassette, fumetti, libri, monete, etc.

• diario: una lista di cose da fare o eventi da ricordare

• magazzino: un magazzino di oggetti con fornitore, data di acquisto, numero, prezzo, etc.

 Insomma potrete gestire qualsiasi piccolo [nota 2] data base utile alla vostra persona od alla vostra attività

Nelle versioni future di Rubrica Italiana sarà possibile organizzare i nominativi per gruppi. In questo modo sarà possibile fare ricerche, operazioni e ordinamenti per interi gruppi oltre che per singoli nominativi [nota 3].

 Un modello può essere caricato, già pronto, da file oppure creato con la funzione modella già disponibile nel menù e nella barra degli strumenti di Rubrica Italiana.
 Il programma poi permette l'inserimento dei dati in questo layout vuoto oppure l'aggiunta e/o la modifica di una rubrica già iniziata.
Lo stesso modello (layout) è modificabile anche a rubrica iniziata e permette di adeguare la rubrica alle future necessità senza dover reinserire tutti i dati precedenti.